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Diagramas aplicadas a mi Negocio

13/04/2016 16:40 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Anteriormente habíamos hablado sobre la importancia de Organizar, que nos ayuda a la construcción de nuestro Organigrama, Pero ahora determinaremos la utilización de los Diagramas de Proceso, y de trabajo para tu Negocio

Anteriormente habíamos hablado sobre la importancia de Organizar, que nos ayuda a la construcción de nuestro Organigrama.

Pero también es importante considerar dentro de mi negocio el proceso que implica las actividades, que nos ayudara a determinar la distribución de trabajo, el procedimiento de cada área o departamento.

Muchas veces es comúnmente preguntarse, sobre los costos que genera hacer mi producto, o técnicamente los gastos de operación. Con la distribución de trabajo se puede determinar, con la cantidad de horas aplicadas en cada actividad y el costo que genera o considerando la materia prima que se consume en cada apartado. Se puede obtener los costos totales de operación.

Diagrama de Proceso

Son la representación gráfica del conjunto de actividades para realizar una función.

Los diagramas de proceso permiten:

  • Simplifica el trabajo
  • Mejorar los procesos
  • Eliminar demoras y tiempos ociosos.

Algunos de los diagramas de proceso más usuales son:

  • Flujo de operaciones.
  • Ubicación de equipo
  • Procedimientos.

Simbología

En los diagramas de flujo se utilizan símbolos para ciertos procesos, el siguiente cuadro nos muestra la simbología más usual.

Ventajas de un Diagrama de Flujo:

  • Elimina duplicidades
  • Simplifica tiempos ya actividades.
  • Ahorro costo-beneficio
  • Mejora la descripción de Actividades.

Distribución de Trabajo o de Actividades.

Analiza las actividades que se realizan en un departamento o en un área con la finalidad de mejorar la distribución de cargas de trabajo.

Ventajas de la Distribución de Trabajo

  • Delimita las actividades de los departamentos.
  • Eliminar la duplicidad e ineficiencia.
  • Normalizar y estandarizar procedimientos
  • Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos eliminando tiempos ociosos.
  • Evitar fugas de responsabilidad y pérdidas de tiempo.

 

Para elaborar lo anterior vamos a considerar los siguientes pasos a seguir:

  • Realizar el diagrama de actividades de forma general, es decir la descripción de las actividades sean absolutas.
  • Elaborar el diagrama de proceso de acuerdo a su simbología.
  • Elaborar diagrama de distribución de trabajo
  • Determinar los costos generados de cada actividad u operación.
  • Con lo anterior obtienes los costos de operación (fundamental para el análisis de estado de resultados y utilidad Neta)
  • En caso de necesitar personal, con el diagrama de trabajo determinas cuantas personas necesitas en cada actividad y el consumo de horas que laboraría
  • Por último se realiza un análisis de Puesto para la contratación de personal.

Vamos a tomar el ejemplo de los dos socios y su comercializadora de “X” producto. Las actividades diarias de forma general son las siguientes:

  • Hablar con los minoristas y atender sus necesidades antes del fin del mes.
  • Registrar los pedidos de los clientes así como anticipos del mismo.
  • Solicitar al fabricante los productos requeridos y pagar por anticipo.
  • Registrar los asientos contables de la compra y venta de mercancía.
  • Revisar el producto, antes de ser enviado (Revisar los requerimientos del cliente).
  • Solicitar servicio de paquetería para la entrega del producto.
  • Agregar operaciones dentro del balance general y estado de resultados del actual mes.

Antes de seguir, consideremos que los socios no cuentan con un sistema de Crédito y Cobranza, por lo pronto el cobro a sus clientes es en efectivo con pagos al contado o pagos divididos en dos partes, antes del envió del producto.

Nuestro Diagrama de proceso que daría de la siguiente forma:

 

Con lo anterior procedemos a determinar La Distribución de Trabajo. Vamos a considerar en el diagrama de proceso la posibilidad de que exista una modificación. Ya que al realizar la Distribución de Trabajo nos vamos a dar cuenta que en ciertas actividades se consume mayor cantidad de horas. Por lo que se debe buscar la compensación en cada puesto y cumplir con los requerimientos laborales mínimos para cada semana. En este ejemplo consideremos que se debe de laborar o cumplir 40 horas semanales por cada empleado

A partir de este punto se continúa con la determinación de gastos de operación. Considerando el Diagrama de Trabajo, se agregan los gastos que involucra cada actividad.

 

Es importante considerar que dentro de nuestros Diagramas, existe la posibilidad de que cambie su estructura, ya sea por mejorar de algún proceso, reducción de costos. Etc. Por ende la importancia continua de llevar una actualización y seguimiento administrativo para la mejora continua de la empresa.

 

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